市合作交流中心公务接待工作制度

为进一步加强我中心业务工作管理，彰显公务接待工作严密性、规范性、协作性、政务性，充分保障公务接待工作的规范、有序、高效运转，结合我中心实际，制定本管理制度。

一、前期准备工作

全市各部门单位在接待来访客情时，需第一时间填写接待审批单（来霍开展检查、调研、巡视等相关工作的正式文件附后），经四大办领导审批签字加公章后，及时送至合作交流中心。中心在接收到审批单（附来霍开展检查、调研、巡视等相关工作的公函）后，由主任或副主任结合文件要求及相关领导意见，及时安排部署接待工作，承担接待任务的工作人员在做好沟通对接后，编辑好客情通报并上报，同时制定接待相关工作方案，经中心主任、两办主任逐级审定后发至相关单位执行。

具体负责接待任务的工作人员，在接到相关工作任务后，立即与来访具体联络人员进行沟通对接，全面了解掌握来宾人员、职务、性别和来霍具体时间、行程、目的、相关要求等一系列相关信息，并提供给后续相关工作负责人。

二、住宿工作

（一）房间预定

接到接待任务后，根据中心领导签署意见安排酒店及预定房间，按来宾人数、职级、性别和来宾需求预定房间类型和房间数，掌握房间号并制作接待卡，来宾到达时发放。

（二）来宾入住前工作流程

1、综合环境。检查酒店前厅及周围环境卫生、电梯使用情况，途经的垃圾桶、客房走廊地毯清洁情况；

2、房卡。预定房间房卡能否正常使用，门锁电是否充足，房门开关有无卡顿情况；

3、房间。来宾入住房间明亮、整洁、无异味、无安全隐患；

4、灯具。检查房间所有灯具照明情况，完好无破损，灯泡亮度，开关无异常；

5、沙发卧具。沙发干净无尘土、无发丝，卧具换新、干净卫生无异物、无异味；

6、饮用水。杯具明亮无指印、无茶渍，热水壶能正常使用、无异味；

7、电器。检查电视换台有无卡顿情况、网络链接及网络速度正常，遥控器、加湿器、台灯、所有插座、吹风机能够正常使用；

8、纸张。床头柜纸抽、卫生间纸抽充足、干净；

9、卫生间。坐便器干净卫生，冲水好用；淋浴冷热水正常、水流顺畅、充足；垃圾桶内无遗漏垃圾、摆放位置合理；洗漱用品充足、齐全；

10、温度。房间温度适中，控制在23-25摄氏度；

11、衣柜。衣柜干净、衣架充足、浴袍干净卫生无异味；

12、地面。地毯干净无杂物、无异味，卫生间地面做好防滑工作；房间角落无杂物；墙面门面检查干净无尘土、指印；

13、将房间内卫生间遮帘放下。

（三）来宾入住工作流程

1、引领客人至房间，为主要领导沏茶、完成领导交办的任务；餐前20分钟到楼层等待领导，将领导引进餐厅；调研前10分钟叫醒；

2、除客人本人外，无接待人员允许，禁止任何人进入来宾房间；

3、客人退房后，接待人员及时检查是否有客人遗漏物品；

4、审签客房账单，填写接待清单。

（四）其他注意事项

主要领导房间其他备品检查：卧具换新过水；水果、干果干净、新鲜，刀叉摆放位置合理；矿泉水、茶叶充足，拖鞋、指甲套盒、湿巾、牙签牙线、浴袍过水、无糖饼干、食品保质期等。

三、餐饮工作

（一）前期准备工作

1、确定来宾人数、带队领导职务、民族（是否有回族要及时与宾馆沟通菜品）；

2、掌握来宾行程，确定用餐时间、用餐次数；

3、与宾馆厨师长沟通制订菜谱，要以家常菜、地方菜为主（根据人数一人一菜，不上高档菜肴，不上酒，特殊情况需请示）；

4、确定陪餐人员（接待对象在10人以内，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一）；

5、根据来宾人数和陪餐人数预留相对宽松的包房，要预留包房至客人离霍；

6、与宾馆服务人员沟通准备好提前上桌的器皿并做好餐厅整体卫生。

（二）餐厅细节检查

1、 进入宾馆首先要查看餐厅卫生间是否干净整洁及厅廊内垃圾桶卫生情况，餐厅附近绿植盆内无杂物；

2、要确定包房服务人员，以便及时沟通临时更改用餐时间、人数增减、调整餐具及包房等情况；

3、餐前做好灭蚊、灭蝇工作；

4、进入餐厅后查看包房灯有无损坏现象，包房有无异味情况，必要时开门、开窗通风；

5、保持室内温度在23-26℃之间；

6、查看餐位是否按要求摆放，凳子有无摇晃问题，转盘有无卡顿现象，与宾馆厨师长再次确定菜单，查看餐桌上器皿摆放情况；

7、检查餐具清洁度，玻璃杯要透明无指痕，确保餐具配套完整，餐桌上的调味品和备品要充足（酱油、醋、餐巾纸、牙签）；

8、备餐间的餐具要充足，以便客人在用餐时更换骨碟、筷子、碗、茶杯等；

9、随时掌握后厨备菜情况，炖菜需要提前做好，凉菜提前10分钟上桌，炒菜尽量以清淡为主，主食除了蒸类，烙、煮类主食要现做现上；

10、与联络人员及时沟通，了解客人抵达宾馆时间，以便做好用餐时间调整；

11、注意服务员形象及个人卫生，保持良好的精神状态，做好“微笑”服务。

（三）就餐服务

1、严格按照中央八项规定接待，不准双超（陪同超标、餐费超标）；

2、客人进入餐厅时，需要接待人员引领至餐厅门口请客人进入并同时起菜；

3、当来宾全部入席后，接待人员要协助服务员倒茶水，摊开口布；

4、接待人员监督上菜速度（5分钟后无菜品上桌，接待人员应进行催菜），餐厅包房要保证一名服务人员全程服务，如盛汤、倒茶、更换骨碟、香巾，添加餐巾纸、调料等，炖菜要勤加汤。接待员要随时掌握用餐进度，与服务员交替服务，方便领导交办其他任务；

5、用餐期间要保持包房外安静，端拿东西要轻拿轻放；

6、菜品上齐后及时起主食，随时关注菜品食用情况，及时撤空盘，必要时加菜。主副食上齐15分钟后，提醒客房接待人员或者服务员提前准备客房引领工作；

7、关注领导的衣服和物品放置的位置，当客人离座后及时提醒客人随身携带物品；

8、当客人撤离餐厅后，接待人员应查看菜品食用情况，如有菜品未动筷情况，需及时找出原因，反馈给宾馆；

9、客人在霍用餐期间所食用的菜品及主食尽可能不重复安排，在接待过程中有特殊情况应及时向分管副主任或主任汇报不得私自做主；

10、早餐主食须提前准备好，锅茶要提前尝试，备好盐和糖，有问题及时反馈厨师长；

11、在接待任务中，不做与工作无关的事情，注意言行举止。

四、会务工作

（一）有会议需要时，接待人员及时通知酒店，预定会议室，提前打开会议室门；

（二）协助办会工作人员检查会议室卫生、灯具、话筒、投影等，二楼洗手间要摆放小方巾、湿巾、护手霜、梳子、指甲套盒等备品；

（三）按需安排倒水人员，第一波倒水后，可间隔15分钟后再倒水，主要领导可随时加水，但主要领导讲话时或摄像、录像时禁止加水；

（四）跟会人员随时告知承办任务负责人或接待员会议进程，以配合客房、餐饮工作；

（五）会议结束后，引领主要领导回房间或进入餐厅，及时返回检查领导是否遗漏物品。同时审签会议账单，及时填写接待任务清单。

五、接待用车

（一）与对口单位联系用车情况，及时反馈分管副主任，确定出任务司机并及时告知出发时间、出发地点；

（二）司机提前半小时抵达出发点，保证公车干净、卫生、无异味，车上备品充足，如讲解设备、雨伞、矿泉水、大衣、纸巾等。

六、考察调研

来访客人需参观考察、调研项目时，接待负责人提前与对口接待单位沟通，根据考察调研内容，由相关领导确定参观考察点后，安排项目讲解，做好参观点预通知等相关工作；制定行进路线，提前踏查预演所有环节；配合市政府办公室统筹安排沿途、项目区域的环境卫生综合整治；根据职级及需要安排安全保卫等工作；随从调研人员及时反馈车队行踪，处理客人交办事项，收集客人意见并及时向相关领导报告；协助相关部门单位预定宾馆会议室、检查宾馆周边环境等工作。

七、制作手册

接待科室负责手册和接待卡制作工作，手册内容包括目录、日程安排、房间安排、乘车安排、人员名单、项目简介、温馨提示、接待联系人及电话。接待手册应在来宾到达我市前制作好，并交给具体负责宾馆驻地接待的工作人员。

八、送离客人

客人离开时，根据客人要求和领导安排，掌握出发时间，通知送站领导，提前办理票务及行李托运；来宾离开房间，接待员检查是否遗漏物品，若有及时交还来宾。

九、总结工作

（一）接待日志。接待人员应作好接待日志，每天记录接待任务的详细情况，包括任务完成的情况、不足之处、客人意见、出现的问题、总结经验、改进的建议等；

（二）大型接待或重要接待，接待负责人应在每天客人休息后组织所有接待人员进行总结、交流，并对第二天工作提出要求，作好安排，合理化分工，详细情况向主任汇报；

（三）结算费用、审签账单。接待员会同相关的住宿、餐厅负责人对接待任务食宿、物品和其他各类帐单逐日、逐项审签确认，将账单审签后，填写公务接待清单，经办人签字后由财务室负责人签字、分管副主任签字，最后交由主任审签，存档；

（四）总结。重要接待任务任务完成后全中心应及时召开总结会，及时总结。