霍市交投公司公文收发制度

    为加强公文管理，提高办文速度和质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，根据通辽市、霍林郭勒市关于公文管理的有关规定，结合我公司实际，特制订本制度。

一、公文管理的主要内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，有关单位的来文及本公司上报下发的各类公文。

二、公文管理必须做到及时、准确、安全。公司公文由综合部归口管理，由收发员收发、分办、用印、立卷。

三、公司收到的公文由综合部统一登记签收，在签收和拆封时，收发员需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕的公文应拒绝签收。

四、公文的登记保管：

（一）来文拆封后应及时附上“公文处理标签”，分上级来文、下级来文和其他来文进行登记、保管。

（二）公司外出人员带回的公文及资料应及时送交综合部进行登记保管，不得个人保存。

五、公文的阅批与分转

（一）凡正式文均需由综合部负责人根据文件的内容和性质阅签后，由收发员呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

（二）一般函、电、单据等，由收发员直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

（三）为加速文件运转，收发员应在当天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况除外)。

六、公文的传阅

（一）公文的传阅由综合部收发员负责，并按公文的缓急程度，特急办件以红色文件夹标示,一般阅件以蓝色文件夹标示后，分类送交领导传阅。

（二）传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（三）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部。

（四）阅批文件一般不超过两天，阅后应签名以示负责。

（五）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅或复印手续，以防止丢失泄密。

七、公文的督办

（一）公司综合部收发人员对文件负有催办检查督促的责任，要按文件所提要求和领导在公文上的“批示”和“拟办意见”等办理有关事宜。收发人员要填制公文批示办理表，逐文登记，填写批示意见和办理结果、进度等备查。

（二）承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，并在两个工作日内办毕，不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

（三）综合部收发人员应加强督办事件的跟踪、反馈，并及时将承办结果报有关领导。

八、发文的程序规定

（一）主办部室根据党的方针、政策和国家法令、上级批示或工作实际需要草拟文件初稿。

（二）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。草拟文稿应打印成文，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。

（三）文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、附件、发送范围、印刷份数、拟稿部室和拟稿人，并签名、标定日期和密级。

（四）本公司发文确需加密的，由主办部门提出加密意见，综合部负责办理。

（五）综合部根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回部室重新拟稿。对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部室重新誊写清楚。

（六）需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部室进行会签。

（七）文稿会签后，按批准权限送领导审定批准签发。

（八）经领导批准签发后的文稿，交综合部收发人员统一编号后由拟稿部门按签发者修改要求修改、校对，并在发文稿纸上签名后，交综合部按规定份数印刷、盖章和发放。

九、发文程序

1、出文部门起草→2、分管领导会签→3、综合部审核→4、董事长签发→5、综合部出文。

十、借阅文件

（一）各部因工作需要借阅一般文件，需填写公文借阅单，并经本部门负责人签字。对有密级的文件需经综合部负责人同意后方可借阅。

（二）借阅文件应按时归还，任何人不得在未经同意的情况下将文件复印或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

十一、综合部收发员对承办的公文应抓紧催办，应将已经办妥的公司文件和已落实上级有关要求的文件进行收缴 (一般为月底一小清、季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。各部应落实一位责任心强的同志负责公文交接、保管、催办、检查工作。对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，收发人员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁。公文的立卷与归档参照《文书档案立卷归档制》规定执行。